採用活動における工数の多さは、企業または採用担当者にとって大きな課題の一つです。

近年は、採用手法が多様化していることもあり、採用担当者の業務量は従来よりも増えたといわれています。

出来る限り効率的に採用活動を進めたいと思っているものの、どのように効率化すれば良いか分からないという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、採用工数の概要から削減が必要な背景、削減する方法などを分かりやすく解説いたします。

スムーズな採用活動を実施したいご担当者様は、ご一読いただけましたら幸いです。

採用工数とは？

採用工数とは、人材を採用するまでに発生する工程数のことです。

上記には、採用計画に始まり求人原稿の作成や母集団形成、書類選考から面接、入社前フォローなど様々な業務が含まれます。

人材紹介や採用支援サービスを利用しない場合、金銭的なコストは抑えられますが、採用担当者の負担は大きくなるでしょう。

担当者を増員すれば、結果的に人件費などのコストがかかってしまいます。

したがって、採用にかかるコストを検討する場合は、"採用工数"についても見直す必要があるでしょう。

工数削減が求められる背景

人材獲得競争の激化

採用工数削減が求めらる理由の1つに、人材獲得競争の激化が挙げられます。

近年は、働き手よりも求人数が多い売り手市場が続いていることから、採用活動をスムーズに行わないと優秀な人材が競合他社に奪われてしまう可能性が高いです。

そのため、スピーディーに採用活動を実施したいと考える企業増え、採用工数の削減が重要視されるようになりました。

採用コスト削減

採用コストは「内部コスト」と「外部コスト」の2種類に分けられます。

近年は、採用手法が多様化していることから採用担当者の業務量は増加傾向にあり、内部コストに含まれる人件費が上がったという企業も増えています。

知名度があまり高くない中小企業においては、人手不足に陥ったとしても採用コストを削減しなければならないという企業も少なくありません。

このような状況から、多くの企業では、採用コストを抑えるために工数削減も求められています。

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採用活動の長期化

新卒の採用活動は、以前に比べて長期化・通年化している傾向にあります。

採用活動が長期化している要因は、ズバリ就活開始時期の早期化です。

人材獲得競争が激化するなか、優秀な人材を早く確保したいという企業側と、希望する業界・企業から内定を得るために早期から就職活動を始めたい学生側の、双方の想いにより早期化が加速していると考えられます。

実質的な開始時期は早まっているものの例年通りのスケジュールで終わるため、常に繁忙期が続いているような状況を少しでも改善したいと考える担当者が増えているようです。

見直すべき採用プロセス

採用広報

1人でも多く求職者に自社の魅力をアピールするためには、ホームページの作成やSNSの運用、採用動画や説明会を含む採用広報に取り組むことが効果的です。

情報収集の手法が多様化している現在では、企業から積極的な情報発信を行うことが求められますが、むやみやたらに着手しても意味がありません。

活用しているメディアが多い場合は、自社の課題や採用ペルソナを整理したうえで、複数の候補から取捨選択し、採用工数を削減しましょう。

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母集団形成

母集団形成の段階において、「苦労して応募者を集めたのに、連絡が取れない」「面接前の選考辞退が多い」という課題を抱える企業は、志望度が低い応募者を集めている可能性が高いです。

志望度が低い母集団を抱えたまま選考を進めると、採用目標数を達成できず、追加募集を行い採用活動が長期化する恐れがあります。

上記のような状況に陥った場合、本来予定になかった業務が増えるため、工数が増えてしまうでしょう。

母集団形成で苦戦している企業は、採用コンサルティングや代行サービスを利用することで工数削減が期待できます。

選考

選考では応募者への選考案内や問い合わせ対応、面接会場の確保や面接官の日程調整など、様々な業務が発生します。

採用活動のなかでも、特に業務量の多いプロセスであるため、システムの導入や選考フローを見直すことによって採用担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

ただし、機械的な対応は応募者の入社意欲が下がってしまう危険性があるため、状況に応じて適切な改善策を講じる必要があります。

内定者フォロー

内定承諾されても、入社日当日までは実際に入社してもらえるという保証はありません。

内定辞退を防止するためには、内定者と適度な距離感で継続的にコミュニケーションをとることが大切です。

内定者フォローには研修や懇親会などがありますが、企画や実施を外部に依頼することで、工数削減が期待できるでしょう。

採用工数を削減する方法

採用支援サービスを利用する

採用活動のおける一部またはすべてのプロセスを外部に任せることによって、自社の採用工数を大幅に削減することが可能です。

採用支援サービスは企業によって異なりますが、対応範囲は多岐に渡ります。

採用工数のなかには、外部の社員でも大きな差が出ないような業務が多々あります。

そのような業務を外部に任せることによって、自社の採用担当はコア業務に集中でき、採用の質向上が期待できるでしょう。

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採用管理システムの導入

採用管理システムとは、ATS（Applicant Tracking System）とも呼ばれ、応募経路や選考プロセスなど、応募者との接点を一元管理し、採用業務を効率化するためのシステムです。

採用活動に関する情報を1か所で管理できることから、全体の状況が把握しやすく、採用媒体の比較・分析も容易になります。

また、応募者のスクリーニングなど選考の一部を自動化できるため、採用工数を大幅に軽減できるでしょう。

外部研修

内定者の不安を解消したり、早期に会社に馴染んでもらうためには内定者研修が効果的です。

会社紹介や仕事紹介といった内容は自社社員に講師を任せて進行することも可能ですが、限られた期間内でフォローを行いながらマインドセットなどの効果を得たい場合は、多くの時間を費やすことになるでしょう。

外部にプロ講師に依頼することで、時間的なコストを削減でき、効率的かつ効果的に内定者のレベルアップが実現できます。

まとめ

今回は採用工数の多さにお悩みの企業または採用担当者様に向けて、採用工数を削減するポイントについて詳しく解説いたしました。

採用工数を削減するためには、自社の採用課題を整理したうえで、削減するプロセスを見直すことが重要です。

本記事の見直すべき採用プロセスを参考に、削減が可能なプロセスは何かを検討してみてください。

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