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【採用担当者必見】好印象を与える応募者への電話・メール対応とは?


応募者対応とは、採用活動で発生する様々なタスクを指します。

書類送付や面接の日程調整、合格通知やその他のメール対応などが含まれます。


自社への志望度を高めるためにも、求職者に好印象を持ってもらうことが重要です。

とはいえ、多くの業務を抱えている中で、スピーディーかつ丁寧な対応をするのは難しいことでしょう。


本記事では、効率的に対応する方法、好印象を与えるポイント、そして注意すべき点について詳しく解説します。

応募者対応にお困りの方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。


目次[非表示]

  1. 1.応募者対応を行うための事前準備
    1. 1.1.役割分担
    2. 1.2.アナウンスする内容をマニュアル化する
    3. 1.3.対応フローを共有する
  2. 2.応募者への対応例:電話編
    1. 2.1.Point1:氏名・電話番号・重要事項は必ず復唱する
    2. 2.2.Point2:必須事項を社内に共有する
  3. 3.応募者への対応例:メール編
    1. 3.1.Point1:曖昧な表現は避け、要点を分かりやすく伝える
    2. 3.2.Point2:感謝の気持ちを伝える
    3. 3.3.Point3:時間に注意する
  4. 4.応募者対応で好印象を与えるポイント
    1. 4.1.レスポンスは迅速に
    2. 4.2.明確な情報を提供
    3. 4.3.誠実な態度を持つ
  5. 5.人手不足やリソース不足で応募者対応に困っている場合は?


応募者対応を行うための事前準備

効率的に応募者対応を行うためには、事前準備が必要です。

以下に採用担当者が事前に決めておくべき項目を記載いたしますので、確認しておきましょう。


役割分担

応募者からのアクションがあった際に、メール・電話でのアナウンス等をスムーズに実施するためにも、フェーズごとに誰が担当者なのかを決めておきましょう。


また、長期休みや病欠等で担当者が不在の際に、代理の担当者を決めておくと、対応に遅れが生じず、採用活動を進行できます。

対応が遅れると応募者の意欲も下がってしまい、他社内定等で辞退につながる可能性もあるため、代理担当者を決めておくことが重要です。


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アナウンスする内容をマニュアル化する

応募後の流れや面接までに準備することなど、応募者へアナウンスする内容を明確にしておきましょう。


アナウンスする内容をマニュアル化することにより、伝達漏れや対応のミスを防ぐことができます。

また、マニュアル化する際によくある質問をまとめておくことで、スムーズに対応できるかつ、応募者の信頼獲得にもつながります。


対応フローを共有する

スムーズな採用活動のためには、採用担当者だけでなく、面接官や配属予定部署のメンバーとも採用活動の方向性、フロー、スケジュールを共有することが重要です。

選考フローを図やテキストで資料にし、関係者間で共有しておくことで、認識のズレが生じにくくなります。

【共有内容の例】
・連絡手段(メール・電話)
・担当窓口 ・応募対応の流れ
・担当者不在の際の対応
・返信がない際の対応
・採用スケジュール
・連絡期日(何日までに連絡するか)


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応募者への対応例:電話編

電話はメールと比較して咄嗟の判断が求められるため、テンプレート化しておくことで、担当者による差や対応不備を防ぐことが可能です。

実際の電話内容を参考にポイントを解説いたします。


【応募連絡の対応例】


応募者:〇〇サイトを見てお電話いたしました△△と申します。採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。

担当者:私が担当の××です。求人応募のご連絡でしょうか?

応募者:〇〇の販売職に応募したのですが、まだ募集しておりますでしょうか?

担当者:お問合せいただき、ありがとうございます。
こちら募集を受付ておりますので、お名前をフルネームで教えていただけますでしょうか?

応募者:△△△△です。

担当者:△△△△様ですね。続いて、お電話番号をお伺いできますでしょうか。

応募者:×××-〇〇〇〇-△△△△です。

担当者:復唱させていただきます。

×××-〇〇〇〇-△△△△でお間違いないでしょうか。


応募者:間違いありません。


担当者:それでは書類選考を実施したく、〇〇サイト掲載の(住所)宛に、履歴書と職務経歴書をお送りいただいてもよろしいでしょうか。


応募者:承知いたしました。


担当者:本日より1週間以内にお送りいただきたいのですが、いつ頃お送りいただけますでしょうか。


応募者:4日程度でお送りできるかと存じます。


担当者:1週間以内にお送りいただけるとのこと、承知いたしました。それでは、履歴書と職務経歴書のご提出をお待ちしております。


応募者:引き続きよろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。


担当者:失礼いたします。


Point1:氏名・電話番号・重要事項は必ず復唱する

電話はメールと異なり、文章に残りません。

応募者の氏名はフルネームで確認し、聞き間違いを防ぐためにも、メモを取ったうえで、氏名や電話番号、期日等は必ず復唱するようにしましょう。

復唱することによって、応募者側の聞き漏れを防ぐことにもつながります。


Point2:必須事項を社内に共有する

伝言用のテンプレートがあれば、代理の担当者や、電話対応に不慣れな方も安心して対応することが可能です。

伝達漏れや、慌てずに対応してもらうためにもテンプレートを社内で配布しておくと確実でしょう。


テンプレート例

電話受付日時
〇月〇日( : )
担当者
   
応募者氏名(フルネーム)

△△△△

電話番号

×××-〇〇〇〇-△△△△

用件
応募/お問合せ
用件:(例:〇〇サイト掲載の〇〇求人への応募)
必須伝達事項
履歴書・経歴書を本社宛に送付
期日:1週間以内
その他
1週間以内に必要書類の提出可能
提出予定日:〇月〇日


応募者への対応例:メール編

メールは電話よりも要点を伝えやすいメリットがありますが、電話と比較して感情が伝わりにくいため、好印象を与えるためには、誠実で親切な対応を心がけることが重要です。

実際の対応例をもとに、ポイントを解説いたします。


【応募連絡の対応例】

件名:●●職にご応募いただき、ありがとうございます。|株式会社〇〇

△△様

お世話になっております。
株式会社〇〇 採用担当の××と申します。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして
誠にありがとうございます。

今後の選考につきましては、下記書類の提出をお願いしております。
大変お手数ですが、〇月〇日までに書類をお送りいただけますでしょうか。

【応募書類】
・履歴書
・職務経歴書
※お預かりした書類は採用活動のみ利用し、その他の目的では一切に使用いたしません。

【メール提出の場合:メール送付先】
メールアドレス:採用専用または採用担当者のメールアドレス

【郵送の場合:郵送先】
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
   住所詳細
   採用担当 ××宛

書類を拝見いたしましたら、営業日〇日以内に△△様へ結果をご連絡いたしますので、しばらくお待ちください。

また、書類の送付や選考につきまして、ご不明点な点がございましたら、下記メールアドレス、電話番号よりお気軽にお問合せください。

=========================
株式会社〇〇 採用担当××
会社住所
メールアドレス
電話番号
HPや採用ページ等


Point1:曖昧な表現は避け、要点を分かりやすく伝える

メールは誤解を招く文章にならないよう、曖昧な表現は避け、要点を分かりやすく伝えることが重要です。

重要事項は、罫線や箇条書きを活用するなど、受け取る側の読みやすさを意識して、文章を作成しましょう。

また、応募者の応募書類提出期限や返信期日はもちろん、採用担当の対応スケジュールも明確に伝えると親切です。


Point2:感謝の気持ちを伝える

電話はメールと違って担当者の雰囲気が伝わりにくく、冷たい印象になってしまう特性があるため、丁寧で親切な対応を心がけましょう。

歓迎の言葉やクッション言葉を活用し、応募者を尊重する気持ちが伝わる文章を作成することが重要です。


Point3:時間に注意する

応募者への連絡はスピーディーに対応する必要があり、基本的に24時間以内の返信を意識しましょう。

ただし、営業時間を過ぎた時刻にメールを送ると、「残業が多い会社なのかな...」と企業のイメージダウンにもつながるため、返信する時間には注意する必要があります。


応募者対応で好印象を与えるポイント


レスポンスは迅速に

就職活動の初期段階では、求職者は複数企業とやり取りをしている可能性が高いでしょう。

したがって、迅速なレスポンスは企業ごとの印象差をつける重要な要素の一つです。

時間が経てば忘れられてしまう可能性もあるため、応募者の関心を引き続けるためにも、早期のレスポンスが重要です。

これにより、応募者に対する積極的な姿勢を示し、その興味や意気込みを高められます。


明確な情報を提供

上記でも述べた通り、就職活動は複数企業の選考を同時進行で行うため、応募者にとってスケジュール管理は非常に重要です。

そのため、「次はいつまでに何をすべきか」明確な情報を提供することで、応募者の不安を減らし、信頼度を高めることができます。

明確な情報提供は誠実さと透明性を保つ上でも大切な要素です。

具体的なプロセスの概要やタイムライン、評価基準、お互いの期待値などを具体的に伝えることが求められます。


誠実な態度を持つ

採用担当は企業のイメージを左右する大事な役割です。

特に不採用者や選考辞退者への対応が良くない場合は、他の求職者へ悪評を生む可能性があるため、すべての応募者に対して誠実な態度で接することを意識しましょう。

求職者が企業に好印象を持てば、他の求職者にも伝わり、企業イメージが向上する可能性もあります。


人手不足やリソース不足で応募者対応に困っている場合は?

応募者対応の流れやポイントは掴めたが、そもそも採用担当の人手不足や業務領域が広く、採用の質を上げられないなどのお悩みがある方も多いのではないでしょうか。


「効率的に採用活動を実施したい」「採用の質を上げたい」という方は採用代行を活用することもおすすめです。

採用代行とは、採用業務の一部またはすべてを外部に依頼することが可能なサービスで、効率的かつ高品質な採用活動を実施することが可能です。


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