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面接前の辞退・ドタキャンを減らすためには?採用担当が知っておくべき対策5選!

新型コロナウイルスの影響で売り手市場が買い手市場へと変化したにも関わらず、採用活動を行う中で、求職者の選考辞退に悩む採用担当者が増えてます。


「せっかく優秀な人材から応募が来たのに、面接を辞退されてしまった...」と悔しい思いをされた方も多いのではないでしょうか。

しかし、面接前の辞退はしっかりと対策を立てれば、辞退率を減らすことができます。


本記事では、面接前の辞退・ドタキャンを減らすための対策をご紹介します。

面接前の辞退・ドタキャンによって「求人の再掲載や面接官のスケジュール調整など、業務量が増えて求職者対応にあてる時間がない」などのお悩みを抱えている採用ご担当者様は、効果的な採用活動にお役立てください。


目次[非表示]

  1. 1.選考辞退の現状
    1. 1.1.コロナ禍でも半数以上が選考を辞退している
    2. 1.2.最も選考辞退が起きやすいタイミングは「面接前の辞退」
  2. 2.面接辞退が企業に与える影響
    1. 2.1.採用候補者が減少する
    2. 2.2.採用コストが上がる
  3. 3.面接辞退する理由と対策
    1. 3.1.理由① 応募後に再考し、条件が合わなかった
    2. 3.2.理由② 他社の選考が通過した・内定が決まった
    3. 3.3.理由③ 採用担当者の対応に不満があった
    4. 3.4.理由④ ネットで良くない噂や評判が流れている
    5. 3.5.理由⑤ 面接日を間違えていた・忘れていた
  4. 4.まとめ



選考辞退の現状


コロナ禍でも半数以上が選考を辞退している

エン・ジャパン株式会社「人事のミカタ」が2235人の求職者を対象に『選考の辞退経験』について調査したところ、「選考を辞退した経験がある」と回答した人は55%でした。


コロナ禍にも関わらず、求職者の半数以上が選考を辞退していることが分かります。(2020年12月時点)





最も選考辞退が起きやすいタイミングは「面接前の辞退」

同調査で『選考辞退のタイミング』について調査したところ、「面接前に辞退した」と回答した人が65%で最多となりました。


以上の結果から、選考辞退を防ぐためには、面接前の段階で対策を講じることが有効であると言えます。





面接辞退が企業に与える影響


採用候補者が減少する

新型コロナウイルスの影響により、各企業の「優秀な人材を確保したい」という傾向はさらに高まっています。


しかし、複数辞退者が出てしまった場合は、応募数が多かったとしても優秀な人材を確保できる確率は低くくなります。


また、応募者が少なかった場合、1人でも辞退者が出てしまうと、採用活動そのものができない状況に陥ってしまうでしょう。


現状として辞退者が多い企業は、今後も採用できそうな人材を逃してしまう可能性があるため、早急に手を打つ必要があります。


採用コストが上がる

人材を獲得するには、採用担当の人件費や求人掲載などの広告費、説明会を実施した際の会場レンタル費など、様々な面でコストが発生します。


近年採用コストは増加傾向にあることから、企業側としては「少しでも採用コストを抑えたい」と思っているのではないでしょうか。


採用コストが膨らむ原因は、主に選考辞退です。

面接前の辞退・ドタキャンにより採用が出来なかった場合、求人掲載などの広告費や説明会での会場費、人件費が全て無駄になってしまいます。さらに、再募集を行った場合は、倍近い費用がかかってしまうでしょう。


採用コストを抑えるためにも、選考辞退の対策は徹底的に行う必要があります。



面接辞退する理由と対策


理由① 応募後に再考し、条件が合わなかった

面接前の辞退・ドタキャンで最も多いのが、「応募後に再考した結果、条件が合わなかった」という理由です。


求職者は書類選考通過後に再度求人を見直し、優先順位を決める傾向にあります。

見直す条件は、給与や仕事内容、勤務時間など求職者によって異なります。


そのため、辞退の連絡を受けた場合は、他社の成功事例と比較して問題点を洗い出し、自社の立ち位置や市場感をしっかりと把握することが重要です。


対策:求人原稿を見直す

仕事内容や給与だけでなく、選考の流れや内定までの所要期間なども具体的に記載されているか、再度求人原稿を見直しましょう。

面接の回数や、テストの有無、応募から内定まで期間を記載することで、求職者は今後の活動を具体的にイメージできます。


また、勤務地や給与などの条件は簡単に変更できる点ではないため、「この会社で働きたい」「面接を受けたい」と思ってもらえるよう、工夫する必要があります。

採用ターゲットのニーズを再度分析し、キーワード選定を行った上で、仕事内容やアピールポイントに自社のメリットが伝わる文言を追加しましょう。


条件を詳細かつ的確に記載し、採用ターゲットにとってメリットとなる企業の魅力を伝えることで、訴求力の高い求人原稿を作成できます。


応募段階でのミスマッチや、求職者が求人を見直した際に生じる志望度の低下を防ぐためにも、求人原稿を見直しましょう。


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理由② 他社の選考が通過した・内定が決まった

求職者にとっては、複数の企業に応募し、同時に選考を進めることが当たり前となっています。


そのため、「他社の選考が通過した・内定が決まった」という理由で優秀な人材の採用を逃してしまった方も多いのではないでしょうか。


求職者にとって志望度が低い場合は、やや仕方がないと言える理由ですが、同等の志望度であった場合は、対策することによって辞退を防ぐことができます。


対策:応募から初回面接までの日数を空けない

前述の通り、求職者は複数の企業の選考を同時に進めているため、レスポンスが早い企業からどんどん選考を進めていきます。

そのため、応募から面接設定までスピード感のある採用活動を行うことが非常に重要です。


面接日をエントリー当日や翌日に設定できるのは、決してアルバイトのみではありません。

そのため、初回面接は可能な限りエントリー当日翌日に設定し、応募日から面接日までの日数をなるべく空けないにしましょう。


優秀な人材を採用するためには、スピード感を意識して面接日程を調整することが重要なポイントだといえます。


理由③ 採用担当者の対応に不満があった

いくら条件が希望通りでも、社員の対応や、コミュニケーションの円滑さによって志望度は変化します。


連絡時に担当者の対応や態度が悪かった場合、求職者がその企業を選ぶ可能性は非常に低くなります。


また、メールの返信が遅い場合は、企業からなおざりにされたという印象を持ってしまい、志望度が低下してしまう可能性があります。



面接を実施するまでは、電話やメールが企業の印象に直結するため、企業の顔として、マナーの良い対応を心がけましょう。

対策:求職者ファーストを徹底する

前述の通り、求職者にとっては、応募後の連絡が企業の印象に直結します。

そのため、電話・メールでの連絡はとにかく丁寧な対応を意識し、質問には可能な限り返答するようにしましょう。


求職者に対する返信は基本1営業日以内とし、遅くとも2~3営業日での返信を心がけましょう。

連絡する際は、ブラック企業という印象を与えないためにも、深夜に近い時間はもちろん、営業時間外の連絡は極力控えるなど、時間にも配慮する必要があります。


求職者への配慮が欠けていたせいで、優秀な人材の獲得を逃すリスクがあることを十分に理解し、丁寧かつ迅速な対応を心がけましょう。


理由④ ネットで良くない噂や評判が流れている

エン・ジャパン株式会社「人事のミカタ」が2815人の求職者を対象に行った、『クチコミ&企業コメント』の調査では、求職者の89%が企業のクチコミを見ていると回答しています。(2019年3月時点)


以上のことから、求職者の多くが企業の評判や社内の雰囲気など、インターネットを通して情報収集していることが分かります。


また、現在はクチコミサイトなどに登録しなくても、SNSなどで簡単に企業情報を入手できます。


そのため、面接前に悪い噂や評判を目にし、意欲が低下してしまうケースが増えているようです。

策:サイト整備を行う

思い当たりがある場合は猛省する必要がありますが、事実無根の誹謗中傷やプライバシーの侵害にあたる投稿がある場合は、投稿を削除をしてサイトを整備しましょう。事実と異なる投稿は、証拠となる書類を提出し、各サイトで決められた手続きを踏んで依頼すれば削除できます。


企業口コミサイトは、あくまでも投稿者の主観的な意見であることから、全ての求職者が内容を鵜呑みしている訳ではありません。

とはいえ、事実無根であれば企業の利益損失にも繋がるため、手間はかかりますがサイト整備をしっかりと行うことが大切です。


また、現状として悪い評判が多いといった企業は、そういった口コミが投稿されないためにも、応募者への対応や労働環境を見直しましょう。




理由⑤ 面接日を間違えていた・忘れていた

面接辞退・ドタキャンが起こる原因の1つとして、「面接の日程を間違えていた」「忘れていた…」ということが挙げられます。特に、応募から面接までの日数が空いてしまった場合、予定が入っていることを忘れてしまうリスクが高くなります。


せっかく面接日を設定したにも関わらず、求職者が来なくては時間や人件費が無駄になってしまいます。


そのため、面接前には必ず、リマインドとして求職者へ連絡するようにしましょう。


求職者に連絡する際は、タイミングだけでなく、相手によってメールや電話など連絡手段を使い分けることが重要です。

策:面接前日のリマインド連絡を徹底する

面接日程は早めに組むことが大前提ですが、応募から面接まで時間が経過してしまう場合は、面接前日の正午までにリマインドの連絡をすることが非常に重要です。


リマインドの連絡をすることによって、面接日を確認してもらうと同時に、面接に対する意識を高めることができます。


連絡内容は、面接日時の確認の他に、来社の場合は最寄駅からのアクセス案内、オンラインで実施する場合は面接方法の確認や注意事項を伝えることで、応募者へ好印象を与えられます。


また、リマインドは連絡手段にも工夫が必要です。

在職中の方は、日中電話に出ることが難しいため、メールを使用することがお勧めです。それに対して、新卒や離職中の方は電話連絡が有効となります。

属性ごとに最適な連絡手段を選択し、面接の参加率を向上させましょう。



まとめ


今回の記事では、面接前の辞退・ドタキャンにお悩みの方のために、求職者が面接を辞退する理由や対策についてご紹介しました。


面接前の辞退やドタキャンは、訴求力の高い求人票作成や、丁寧かつ迅速に対応するなど、求職者ファーストな採用活動を徹底することで防ぐことができます。


とはいえ、求人票の分析・改善を行いながら、求職者の対応を最優先する必要があるため、「求人票作成に関するノウハウがない」「専任担当者がおらず求職者対応にあてる時間がない」といった企業では、対策を徹底する事が難しいでしょう。


そういった場合は、採用全般に関わる業務を代行してくれる「採用支援サービス」の利用がお勧めです。


エス・グルーヴでは、大手アパレル会社の販売スタッフ採用のノウハウを活かし、採用全般に関わる業務支援を行っています。

業界最安値水準の手数料となっているため、コストを抑えた採用活動を実現。求人サイトへの掲載から、コーディネーターによる人材紹介、採用業務のアウトソーシング、採用戦略の立案、求人サイトの運営コンサルティングにいたるまで多角的にサポート。自社の課題に合わせたカスタマイズが可能です。


アパレル業界の人材獲得にお悩みの際は、是非エス・グルーヴの採用支援サービスをご検討下さい。





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