採用担当が辛いと感じる5つの原因と解決策|業務効率化のためのガイド
企業において大切な資産である「人材」。
その人材の採用を担う採用担当者は、企業の将来を形作る重要な役割を担っています。
新たな人材の採用は企業の成長に直結しますが、採用するには様々な困難と辛さが避けられないものです。
「人手不足」と言われる世の中で、理想とする人材を採用するのは容易なことではありません。
これらの悩みや課題に企業が気づけないと、生産性の低下や採用担当者の離職につながってしまいます。
本記事では、採用担当者が効果的かつ効率的に採用業務を遂行するために、採用担当者が抱えがちな悩みや課題、それに対する解決策をご紹介します。
目次[非表示]
- 1.採用担当者が置かれている現状
- 1.1.少子化による労働人口の減少
- 1.2.限られた時間で採用する必要がある
- 1.3.変化する採用手法への対応
- 2.採用担当者が辛いと感じる業務6選
- 2.1.業務量が多い
- 2.2.採用目標へのプレッシャー
- 2.3.スケジュール調整
- 2.4.面接辞退や内定辞退が続く
- 2.5.採用基準のズレ
- 2.6.早期離職
- 3.採用担当者の辛さを解消する4つの方法
- 3.1.採用プロセスを見直す
- 3.2.採用管理システムの導入
- 3.3.採用活動をアウトソーシングする
- 3.4.社内の協力体制を整える
- 4.まとめ
採用担当者が置かれている現状
少子化による労働人口の減少
現在の日本は少子高齢化が続いており、生産年齢と呼ばれる15~65歳未満の人口が減少しています。
働き盛りの年齢層が減少していることから、一人の労働者を複数の企業で取り合うような状況が続いているのです。
外国人やシニア層の再雇用などの制度も見直しが始められていますが、すぐの改善は難しいため、今後も激しい人材獲得競争は続く見込みです。
限られた時間で採用する必要がある
多くの企業では、働き方改革への対応に追われています。
企業の顔でもある採用担当もクリーンな働き方が求められるため、人手が不足している中小企業の採用担当者は、働き方改革に対応しながら、限られた時間で採用活動を進行しなければなりません。
変化する採用手法への対応
近年、日本の採用マーケットは著しく変化を続けています。
企業が求職者を選ぶ時代ではなくなり、選ばれる時代に変化したことで、受け身の採用では人材を確保することが困難になりました。
たとえば、最近一般的になってきたSNS採用においても、SNSマーケティングの知識や動画編集スキルなどを身につける必要があり、採用担当に求められるスキルセットも変化しているのです。
採用担当者が辛いと感じる業務6選
ここでは、採用担当者が抱えがちな悩みをご紹介します。
採用担当者がどのような悩みを抱えているのか知ることは、企業の課題を把握する参考となるでしょう。
業務量が多い
採用担当者は、面接会場の予約、面接官のスケジュール管理、面接、合否連絡など非常に多くの業務を抱えています。
さらに、近年の採用手法や採用イベントの多様化により、採用担当者の業務領域は広がり、業務負担が大きくなっているのが現状です。
各手法やイベントごとに必要なスキルや留意点が異なるため、担当者はそれぞれの手法に関する知識を習得する必要があります。
そのため、残業時間や休みをコントロールできず、辛いと感じる方が多いようです。
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採用目標へのプレッシャー
採用担当者には、採用目標数が課されていることが多いです。
しかし、採用活動はただ採用数を達成すれば成功という訳ではありません。
採用活動では、採用人数という定量的な目標に加え、人柄やスキルなど採用の質も問われます。
採用者の仕事ぶりが現場社員の期待に沿わない場合、現場社員からクレームを受けるケースもあるため、それも採用担当者を疲弊させる要因となっています。
スケジュール調整
採用業務は自分都合で進行することは難しく、スケジューリングが上手くいかない点も採用担当の負担になります。
面接官によっては、採用活動の重要性を十分に理解しておらず、面接を優先事項としない方もいます。
そういった場合は、選考スケジュールが長引いたり、スケジュール調整がなかなか進まないといった問題に陥ります。
採用活動において選考スピードは内定承諾に大きく影響するため、スムーズな進行ができない場合、採用担当者は大きなストレスを感じるでしょう。
面接辞退や内定辞退が続く
面接や内定に至った人材から辞退されてしまうことも、採用担当者が辛いと感じる瞬間のひとつです。
求職者の多くは他社と並行して就職活動を進めているため、他社内定が決まった場合、面接や内定を辞退されることは決して少なくありません。
面接や内定辞退が続くと採用活動が長期化し、採用コストも膨らむため、採用担当者にとって辞退は何としても避けたいものです。
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採用基準のズレ
採用担当者には、基本的に採用の決定権がありません。
そのため、面接官によって採用基準にばらつきが生じている場合、結果に不満や不安を抱きながら採用活動を進めることになります。
採用基準について社内で共通認識を持って選考を進めるためには、マニュアルや判断基準表を制作する必要がありますが、採用担当者や面接官が多忙で時間が割けない企業が多いのが現状です。
早期離職
採用者が入社し、やっと採用活動が落ち着いたと思った矢先、早期離職されてしまうケースもあります。
必要人数に満たない場合は、人手不足になるため新たに求人を募集しなければなりません。
これまでの採用にかけた時間やコストが無駄になるため、採用担当者にとって非常に大きなダメージとなるでしょう。
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採用担当者の辛さを解消する4つの方法
採用プロセスを見直す
採用プロセスとは、採用計画の策定から入社に至るまでの過程を指し、求人募集や説明会の実施、面接、入社後のフォローアップなどが含まれます。
採用活動を円滑に進めるためには、採用プロセスの見直しは欠かせません。
採用プロセスを見直すことによって、時代や自社にマッチしていない不要な業務やコストを削減し、採用担当者の業務削減につながります。
また、ターゲットに沿った手法で採用活動を進行できるため、定着率が向上し、早期離職のリスクを低減できるしょう。
採用管理システムの導入
採用管理システムは、ATS(Applicant Tracking System)とも呼ばれ、応募経路や選考プロセスなど、応募者との接点を一元管理し、採用業務を効率化するためのシステムです。
採用活動に関する情報を一ヶ所で管理できることから、全体の状況が把握しやすく、採用媒体の比較・分析も容易になります。
また、応募者のスクリーニングなど選考の一部を自動化できるため、採用工数を大幅に軽減できるでしょう。
採用活動をアウトソーシングする
採用活動の一部またはすべてのプロセスを外部に委託することで、自社社員の採用工数を大幅に削減することが可能です。
内容は代行会社によって異なりますが、一般的に以下の業務に対応しています。
・採用計画の立案 |
採用工数のなかには、外部の社員でも大きな差が出ないような業務が多々あります。
そのような業務を外部に任せることによって、自社の採用担当はコア業務に集中でき、採用の質向上が期待できるでしょう。
社内の協力体制を整える
社内の協力体制を整えられれば、採用担当の負担は大幅に軽減されます。
以下を採用担当者に限らず、面接官、現場社員が一人ひとり把握していることが理想的です。
・市場における自社のポジション
・採用活動を実施する目的
・採用ターゲット
・採用基準
・採用スケジュール など
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上記を面接官が理解していることによって、採用基準の設定や選考スケジュールの調整に積極的なり、面接官による採用基準のばらつきや選考の遅れを軽減できます。
また、現場社員も市場における自社のポジションや、採用の目的を理解していることで、会社の現状に対して理想の高い人材を求めることもなく、採用者へのフォロー体制も強化されるでしょう。
まとめ
現在の採用担当者は、求められるスキルや知識の幅が広く、業務量も非常に多いため、辛いと感じる採用担当者は少なくないでしょう。
しかし、現在は採用担当者の負担を軽減するサービスも進んでおり、採用管理システムの導入やアウトソーシングの活用によって、少ない負担で結果を出すことは十分に可能です。
採用担当者の負担やストレスが大きい企業は、採用活動がピークになる前に、業務量・心理的につらいと感じる業務への対策を取りましょう。
本記事でご紹介した方法が、採用活動の改善に少しでもお役に立てれば幸いです。
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